Template tableur à dupliquer pour réaliser votre audit de temps administratif. Permet de cartographier toutes vos tâches répétitives, d'en estimer le coût en temps et en argent, et d'identifier les priorités d'automatisation.
Colonne | Intitulé | Type | Description |
|---|---|---|---|
A | Tâche | Texte | Description courte de la tâche |
B | Fréquence |
Liste déroulante
Quotidienne / Hebdomadaire / Mensuelle / Ponctuelle |
C | Durée par occurrence (min) | Nombre | Temps moyen en minutes à chaque réalisation |
D | Durée hebdo totale (min) | Formule | Calcul automatique selon fréquence × durée |
E | Durée hebdo totale (h) | Formule | Colonne D ÷ 60 |
F | Outil actuel | Texte | Excel, ERP, mail Outlook, papier, etc. |
G | Automatisable ? | Liste déroulante | O / N / Partiel |
Score automatique 1-3 calculé selon : (Automatisable = O) × fréquence. Score 3 = priorité haute, 1 = basse.
# | Tâche | Fréquence type | Durée type |
|---|---|---|---|
1 | Saisie bon de commande dans ERP | Quotidienne | 15 min |
2 | Relance fournisseur retard livraison | Hebdomadaire | 20 min |
3 | Rapport hebdomadaire production | Hebdomadaire | 45 min |
4 | Consolidation feuilles de paie multi-sites | Mensuelle | 120 min |
5 | Archivage et renommage documents scannés | Quotidienne | 10 min |
6 | Vérification facture fournisseur vs BC | Hebdomadaire | 30 min |
7 | Mise à jour tableau de bord stock | Quotidienne | 20 min |
8 | Notification maintenance planifiée | Hebdomadaire | 15 min |
9 | Compte rendu réunion hebdo production | Hebdomadaire | 60 min |
10 | Suivi présences et absences | Quotidienne | 15 min |
11 | Envoi rapport mensuel à la direction | Mensuelle | 90 min |
12 | Classement mails fournisseurs | Quotidienne | 20 min |
13 | Génération bons de livraison | Quotidienne | 10 min |
14 | Suivi règlement clients | Hebdomadaire | 30 min |
15 | Mise à jour registre sécurité | Hebdomadaire | 20 min |
16 | Collecte données qualité formulaires papier | Hebdomadaire | 40 min |
17 | Envoi convocations réunions | Hebdomadaire | 15 min |
18 | Consolidation notes de frais | Mensuelle | 60 min |
19 | Reporting incidents production | Hebdomadaire | 25 min |
20 | Suivi contrats fournisseurs (dates échéance) | Mensuelle | 30 min |