À venir
Avant de commencer à automatiser quoi que ce soit, vous devez savoir précisément combien de temps vous perdez sur des tâches répétitives. C'est la règle fondamentale de toute démarche d'amélioration : on ne peut pas améliorer ce qu'on ne mesure pas.
La plupart des responsables administratifs sous-estiment le temps qu'ils consacrent aux tâches répétitives. Lorsqu'on leur pose la question à froid, ils répondent "deux ou trois heures par semaine". Lorsqu'on les fait pointer leurs activités heure par heure pendant une semaine, le chiffre réel est souvent deux à trois fois supérieur.
Une assistante administrative dans une usine agroalimentaire de la région d'Abidjan a réalisé cet exercice lors d'un accompagnement terrain. Avant le diagnostic, elle estimait passer "un peu de temps" sur la saisie et les relances. Le bilan réel : 12h par semaine sur des tâches automatisables — soit 1,5 jour sur 5 entièrement occupé par des activités sans valeur ajoutée. Ce constat a suffi à convaincre son directeur de financer l'équipement nécessaire pour automatiser.
L'artefact interactif associé à cette leçon vous permet de passer en revue 15 catégories de tâches administratives courantes en PME industrielle. Pour chacune, vous indiquez :
Le calculateur vous donne immédiatement :
À la fin du CH02, vous aurez une matrice de priorisation. Le score de l'auto-diagnostic alimente directement cette matrice : les tâches qui cumulent le plus d'heures ET les règles les plus claires sont vos premières cibles.
Conservez ce résultat — vous en aurez besoin pour le projet intégrateur du CH06, qui vous demande de chiffrer le ROI de votre plan d'automatisation.
Accédez à l'artefact interactif : "Calculateur — Audit heures admin par semaine"